La posta elettronica o e-mail, dall’inglese electronic mail, è un servizio internet grazie al quale ogni utente può inviare e ricevere messaggi utilizzando un dispositivo abilitato, in cui è configurato l’account di posta attivo presso un provider. La prima e-mail risale al 1971 ed oggi è il mezzo di comunicazione più diffuso che, in termini dimensionali, ha superato l’invio delle tradizionali lettere cartacee. Il successo della posta elettronica non è dovuto soltanto al fatto di non costare nulla, eccettuati i costi per la connessione alla rete.
Infatti, per il suo utilizzo è necessario un pc, tablet o smartphone, quindi un dispositivo provvisto di una connessione internet e, ovviamente, è necessario creare una casella di posta elettronica. L’apertura di una casella e-mail, infatti, non ha alcun costo iniziale, né di gestione se si decide di utilizzare i servizi base senza effettuare alcun upgrade. Ciò vale anche per i tipi professionali di caselle. L’altro vantaggio, rispetto alla posta tradizionale, sta nei tempi di ricezione. Fino a qualche giorno, nel caso della lettera, immediatamente dopo l’invio, per l’e-mail. Inoltre, la modalità asincrona della trasmissione, non richiede che mittente e destinatario siano contemporaneamente online. La posta elettronica ha notevolmente semplificato le comunicazioni, tra privati e tra imprese. In quest’ultimo caso, la possibilità di inserire allegati, permette di scambiare una mole di documentazione, con evidenti effetti positivi non solo in termini economici, ma anche dal punto di vista del risparmio diretto alla difesa dell’ambiente.
Dal punto di vista giuridico, l’e-mail è un documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti e altri elementi giuridicamente rilevanti. In giudizio, però, è liberamente valutabile essendo un documento informatico non firmato. Diverso è il caso della posta elettronica certificata. La pec, infatti, è un’e-mail firmata, la cui integrità è garantita e il cui contenuto è immodificabile. Inoltre, ha il medesimo valore legale che ha la spedizione di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Il gestore, infatti, alla presa in carico della spedizione, invia al mittente una ricevuta di accettazione, mentre alla consegna del messaggio si riceve una ricevuta di consegna, attestante il buon esito della trasmissione. Dal novembre 2011, ogni impresa operante in Italia è tenuta a comunicare alle camere di commercio, il proprio indirizzo di posta elettronica certificata.
Il fax, o telefax che deriva dalla parola facsimile, è un servizio telefonico che consente di trasmettere (invio e ricezione) un’immagine. Il dispositivo è l’insieme di più elementi combinati: uno scanner che memorizza l’immagine, un modem che la trasmette e una stampante che la fissa su carta. Il fax è utilizzato da sempre nelle comunicazioni tra aziende o tra i privati e la pubblica amministrazione e, inoltre, ha valore probatorio. La ricevuta di trasmissione, infatti, contiene tutte le informazioni necessarie per dimostrare che un documento è stato ricevuto. Contiene oltre all’indicazione del nominativo di chi lo invia e di chi lo riceve, anche il numero telefonico, il numero di pagine comprese nella trasmissione e la conferma di ricezione. Ad ogni modo, il suo valore come prova documentale potrebbe non essere accettata perché la legge prevede il diritto di opporsi. Quindi, il suo valore legale è confermato solo se non vi è contestazione della controparte.
Al giorno d’oggi il fax può essere acquistato sia come elemento separato, sia unito ad altri strumenti d’ufficio. infatti sempre più spesso si trova integrato nelle cosiddette Stampanti multifunzione, macchine ufficio che uniscono fax, scanner, stampante e fotocopiatrice, come quelle visibili su questo sito.
Il classico fax, rispetto alla posta elettronica, ha un impatto economico. Infatti, la trasmissione, che viaggia su linea telefonica, ha un suo costo. Inoltre, la trasmissione impone l’utilizzo di carta necessaria per produrre il documento. Quindi, mentre attraverso la posta elettronica vengono scambiati veri e propri documenti informatici che tali possono restare, il fax permette la trasmissione digitale del contenuto che poi dovrà per forza essere stampato per esistere. Ciò ne sancisce l’appartenenza alla categoria dei documenti cartacei.
Il primo brevetto per fax risale al 1843 e lo strumento continua ad essere utilizzato fino ai giorni nostri. Il boom di utilizzo, che storicamente può concentrarsi tra gli anni settanta e gli anni novanta, sembra mostrare un andamento decrescente, in quanto il fax nella sua forma classica sta venendo via via affiancato e sostituito da modalità virtuali di trasmissione.
Il fax virtuale, infatti, è una recente modalità di invio di comunicazioni fax attraverso il web. È prevista l’attribuzione di un numero di fax col prefisso della propria regione, oppure la portabilità di un numero di fax già esistente, requisito necessario per usufruire del servizio. Di solito la ricezione dei fax virtuali è gratuita, e in formato pdf, direttamente nella propria casella di posta elettronica. Anche l’invio può essere a costo zero, di solito entro certe dimensioni documentali. Questi servizi sono arricchiti dalla possibilità di ottenere notifiche di ricezione, via mail o sms e dalle utilissime funzioni di archiviazione cloud.
Nuove modalità, quindi, che semplificano e migliorano sia l’efficienza che l’economicità di gestione.